我們之前發(fā)表的《企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)人員定崗定編的方法與步驟》一文中已經(jīng)對(duì)生產(chǎn)性人員定崗定編的方法做了較為詳細(xì)的介紹與分析，文章中還有許多更為專題的細(xì)節(jié)沒有特別交代清晰，如果讀者有疑問可以跟我們私下交流，作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一部分，我們?cè)诠_的文章中就不再一一贅述了。
今天我們想介紹一下管理系統(tǒng)人員的定崗定編問題，相較于生產(chǎn)系統(tǒng)，管理系統(tǒng)人員的定崗定編可能更為復(fù)雜，難以找到一種十分科學(xué)的方法。我們研究了許多定崗定編的專業(yè)類書籍和文章，更多的強(qiáng)調(diào)通過工作量的觀察與記錄，來判斷編制確定的基本依據(jù)。
雖然通過觀察工作量來定編看似采用了量化的方法，但是由于觀察者主觀因素的影響，這種所謂的量化定編方法的準(zhǔn)確性又非常值得懷疑。并且不同員工針對(duì)同一崗位的專業(yè)化程度以及主觀態(tài)度對(duì)工作進(jìn)度的影響，又是很難通過簡(jiǎn)單的觀察與記錄就能把控的，因此這種方法明顯具有較大的缺陷。
今天我們根據(jù)中天華溥管理咨詢集團(tuán)（公司電話：4000662215）的案例經(jīng)驗(yàn)，較為詳細(xì)的介紹一下，中天華溥在管理系統(tǒng)人員定崗定編工作中所采用的方法及具體的思路，期待給我們的讀者一個(gè)較為多角度的思考。
一、生產(chǎn)人員編制總量是管理定編的主要依據(jù)
我們都知道在企業(yè)中直接創(chuàng)造價(jià)值的崗位是生產(chǎn)崗位，管理職能類崗位是希望通過為生產(chǎn)人員提供有效管理與服務(wù)來產(chǎn)生效益。但是管理效益是通過生產(chǎn)人員來間接實(shí)現(xiàn)的，管理人員并無法直接產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)效益，因此確定生產(chǎn)人員的編制是確定管理人員編制的首要步驟。
關(guān)于生產(chǎn)人員編制總量的方法與步驟，我們?cè)谥暗摹镀髽I(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)人員定崗定編的方法與步驟》一文中已經(jīng)做了較為詳細(xì)的介紹，今天我們就不再贅述。需要注意的是，我們還是要分清楚“直接生產(chǎn)人員——生產(chǎn)輔助人員—生產(chǎn)管理人員—職能管理人員”這四者的關(guān)系，這四者之間每一層的定編都是相輔相成的，要遵循一定的比例關(guān)系。今天我們就把復(fù)雜問題簡(jiǎn)單化，只把企業(yè)的人員分為兩部分，即“生產(chǎn)人員—管理人員”，把直接生產(chǎn)人員、生產(chǎn)輔助人員、生產(chǎn)管理人員全部劃入到生產(chǎn)人員的范疇，而把職能科室的人員稱作管理人員。
當(dāng)然，我們所說的管理人員，暫時(shí)先不包含副總級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)層，以便于我們?cè)诖_定編制時(shí)的層次感。
二、分析生產(chǎn)人員與管理人員的歷史比例
既然管理人員的工作是依托生產(chǎn)人員來開展的，那么就必須通過確定管理與生產(chǎn)人員的比例關(guān)系，來確定管理人員的編制數(shù)量，這也就是商學(xué)院管理課程中提到的管理幅度問題。當(dāng)然，這里的管理幅度是針對(duì)整個(gè)企業(yè)而言，也就是說企業(yè)管理人員總數(shù)與生產(chǎn)人員總數(shù)的關(guān)系。
1、提出企業(yè)“管理效率”的概念
在這里我們首先要提出一個(gè)“管理效率”的概念，也就是說公司管理人員總編制與生產(chǎn)人員總編的比例關(guān)系，即“管理效率=生產(chǎn)人員總編制/管理人員總編制”，這個(gè)數(shù)據(jù)代表每個(gè)管理人員平均管理生產(chǎn)人員的數(shù)量。
2、分別計(jì)算“管理人員”與“生產(chǎn)人員”有效工作人數(shù)
在提出“管理效率”的概念后，我們需要統(tǒng)計(jì)企業(yè)不同時(shí)間周期“管理效率”的數(shù)據(jù)。管理效率一般以月度、季度與年度計(jì)算，假如我們以月度來計(jì)算管理效率。首先我們需要確定在一個(gè)自然月內(nèi)管理人員的編制情況，然后再確定一個(gè)自然月內(nèi)生產(chǎn)人員的編制情況。
我們?cè)诮y(tǒng)計(jì)一個(gè)月內(nèi)管理人員或者生產(chǎn)人員總編制時(shí)，不能采用我們常用的人力資源統(tǒng)計(jì)的方法（即月初+月末數(shù)字然后再除以2的方法），我們需要統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確的實(shí)際工作時(shí)間數(shù)據(jù)。首先我們假定按照《勞動(dòng)法》的八小時(shí)工作制，在這個(gè)基礎(chǔ)上我們計(jì)算一個(gè)月內(nèi)管理人員正常工作總小時(shí)數(shù)，加上一個(gè)月管理人員加班小時(shí)總數(shù)，再將一個(gè)月內(nèi)人員增減情況（月中離職與入職人員）的實(shí)際工作小時(shí)數(shù)進(jìn)行有效增減，這樣我們就會(huì)得出一個(gè)月內(nèi)管理人員有效工作時(shí)間——總小時(shí)數(shù)，然后再用這個(gè)總小時(shí)數(shù)除以8（八小時(shí)工作制），最后得出一個(gè)月內(nèi)管理人員有效工作人數(shù)。
有效管理工作人數(shù)=（正常工作小時(shí)總數(shù)+加班小時(shí)總數(shù)+月中增加員工工作小時(shí)數(shù)）/8。
生產(chǎn)人員的有效工作人數(shù)，用同樣的方法計(jì)算出來。
3、計(jì)算公司的“管理效率”
有了一個(gè)周期內(nèi)有效管理人員總數(shù)與有效生產(chǎn)人員總數(shù)的數(shù)據(jù)，我們就可以計(jì)算在一定的周期內(nèi)，比如3-5年間，管理人員總數(shù)與生產(chǎn)人員總數(shù)之間比例變化的基本情況，例如下表。而這個(gè)比例就是“管理效率”。
4、統(tǒng)計(jì)分析管理效率變化的原因
我們計(jì)算出了不同時(shí)間段內(nèi)“管理效率”的數(shù)字，然后用一張圖來看看，這些數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，如下圖。
在上圖中我們可以看到，從2022年第二季度到2023年第四季度，公司的管理效率有一個(gè)大幅度下降的趨勢(shì)，從最高點(diǎn)的2.71降低到0,93，而且一直到統(tǒng)計(jì)周期末的2023年底，這個(gè)數(shù)據(jù)仍然在下滑。
然后我們對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行具體分析，為什么管理效率下滑的如此厲害，通過分析我們發(fā)現(xiàn)，由于在2020年開始后，公司的訂單突然大幅度上升（原因是中美貿(mào)易戰(zhàn)前美國(guó)客戶的集中提高采購，在這里我們不做具體分析），導(dǎo)致公司的生產(chǎn)人員大幅度上升，漸次影響了管理人員的招聘量增加。
公司的生產(chǎn)采用計(jì)件制，當(dāng)生產(chǎn)需求上升時(shí)，公司采用大量的臨時(shí)用工來解決生產(chǎn)需求提升，在生產(chǎn)需求下降時(shí)這些臨時(shí)用工就顯著降低。但是管理人員都是正式用工，不太可能在生產(chǎn)需求下降時(shí)馬上就解聘。特別是管理人員的工作特點(diǎn)導(dǎo)致一個(gè)管理人員能夠適應(yīng)公司管理需求有一個(gè)周期，不太可能生產(chǎn)需求下降馬上就解聘管理人員。因此導(dǎo)致管理人員數(shù)量的相對(duì)剛性。
三、確定未來的管理人員總編制
1、設(shè)計(jì)未來管理效率
我們對(duì)企業(yè)歷史管理效率做出了一個(gè)比較科學(xué)的分析之后，我們需要做的就是確定企業(yè)未來的管理效率，也就是生產(chǎn)人員與管理人員的比例關(guān)系。
我們通過歷史數(shù)據(jù)可以看出，在生產(chǎn)最旺盛時(shí)期與生產(chǎn)最蕭條時(shí)期，管理人員的編制人數(shù)基本是一致的，具有相對(duì)的剛性，管理效率之所以發(fā)生變化是由于生產(chǎn)人員數(shù)量的變化導(dǎo)致的。所以我們可以得出一個(gè)結(jié)論，在歷史周期內(nèi)，生產(chǎn)高峰時(shí)期的管理人員仍然能夠應(yīng)付復(fù)雜的生產(chǎn)局面，因此那時(shí)的管理效率至少是能夠滿足要求的。所以說，如果不考慮其他因素，我們可以以管理效率最高時(shí)期的數(shù)據(jù)，作為未來我們預(yù)測(cè)未來管理人員編制的基礎(chǔ)。
當(dāng)然，如果我們考慮到管理人員技能的提升、公司壓縮管理人員工資比例的要求、公司精細(xì)化管理帶來的要求，我們?nèi)匀豢梢栽谝欢ǚ秶鷥?nèi)調(diào)整管理效率，但是在這里我們就因?yàn)槠P(guān)系不再一一贅述了。
2、預(yù)測(cè)未來生產(chǎn)人員數(shù)量
確定了管理效率以后，要想確定管理人員的編制，就需要首先設(shè)計(jì)好生產(chǎn)人員數(shù)量這個(gè)變量了。我們?cè)谏弦黄恼轮v過生產(chǎn)人員編制的課題，在此就不再詳細(xì)說了。由于生產(chǎn)人員編制直接取決于產(chǎn)品產(chǎn)量的數(shù)據(jù)，所以我們也需要預(yù)測(cè)未來的產(chǎn)品需求是否穩(wěn)定，是否還會(huì)出現(xiàn)生產(chǎn)需求突然增長(zhǎng)的狀態(tài)。如果產(chǎn)品需求不夠穩(wěn)定，那么我們建議在最低生產(chǎn)需求與最高生產(chǎn)需求之間，確定好生產(chǎn)人員的數(shù)量，以這個(gè)數(shù)據(jù)作為管理人員編制測(cè)算的基本數(shù)據(jù)。
3、預(yù)測(cè)未來管理人員的數(shù)量
在測(cè)算出生產(chǎn)人員編制數(shù)據(jù)之后，我們根據(jù)管理效率來測(cè)算管理人員編制就顯得直接明了了。
四、設(shè)計(jì)不同職能部門、不用崗位的管理人員
以上內(nèi)容我們談的都是管理人員總編制的預(yù)測(cè)，但是具體到哪個(gè)職能部門、哪個(gè)崗位需要多少編制，如何把整體編制分下去，才是我們最終的目標(biāo)。
那么要將管理人員整體編制分到各個(gè)部門身上，需要考慮以下因素
1、企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力
企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力是企業(yè)在市場(chǎng)立足的關(guān)鍵因素，因此需要在核心競(jìng)爭(zhēng)力領(lǐng)域保持足夠的資源，其中當(dāng)然也包括人力資源。因此我們也可以說，在核心競(jìng)爭(zhēng)力領(lǐng)域，我們的人員編制要保持足夠的競(jìng)爭(zhēng)力。
比如公司研發(fā)投入在未來將從合作開發(fā)轉(zhuǎn)向產(chǎn)品自研，那么我們就可以認(rèn)為在研發(fā)部門，編制不但不能減少，而且還需要適當(dāng)增加，這就是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力給定編帶來的影響。
2、歷史人員變動(dòng)情況
我們可以把公司管理人員快速增長(zhǎng)階段的職能領(lǐng)域、增加崗位情況拿出來，看一看哪些崗位編制是在經(jīng)營(yíng)上升期新增出來的，那么當(dāng)經(jīng)營(yíng)下行期，這個(gè)崗位自然而然就是可以調(diào)整的，或者說這個(gè)職能部門的崗位編制就是可以調(diào)整的。
3、看業(yè)務(wù)調(diào)整情況
在此之外，我們還要看公司的業(yè)務(wù)有沒有重大調(diào)整，如果有重大調(diào)整，在編制上也要體現(xiàn)出人員的變化，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)調(diào)整后的資源配置變化。
比如公司之前是以外貿(mào)為主，內(nèi)貿(mào)為輔，由于中美貿(mào)易戰(zhàn)的原因，公司決定將一部分外貿(mào)產(chǎn)能轉(zhuǎn)化為內(nèi)貿(mào)，那么相應(yīng)帶來的一個(gè)變化就是，銷售部門的人員編制就要調(diào)整了，適當(dāng)增加內(nèi)貿(mào)銷售人員，減少外貿(mào)銷售人員，而相應(yīng)的跟單員也會(huì)相應(yīng)的調(diào)整。
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