公司諸多流程被員工詬病，認(rèn)為效率低下，特別是與人或財(cái)務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)，不管招聘崗位層級(jí)高低，報(bào)銷付款的金額大小一律要總經(jīng)理簽批。
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這不僅影響工作效率，也讓總經(jīng)理陷入了大量瑣碎的審批工作中，而且，總經(jīng)理對(duì)這些申請(qǐng)事項(xiàng)其實(shí)并不了解。
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不過，從另一面說，現(xiàn)在的這些流程也不是無中生有，是因?yàn)橹安灰?guī)范吃過虧才不斷“完善”的結(jié)果。對(duì)企業(yè)的流程優(yōu)化有什么心得建議？
信息化建設(shè)中的四個(gè)轉(zhuǎn)變，即傳統(tǒng)的事后管理向預(yù)防管理轉(zhuǎn)變，定性管理向定量管理轉(zhuǎn)變，分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，職能管理向流程管理轉(zhuǎn)變。
為什么與人或財(cái)務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)，不管招聘崗位層級(jí)高低，報(bào)銷付款的金額大小一律要總經(jīng)理簽批。因?yàn)榭偨?jīng)理沒有任何抓手，只能事事親力親為了。
以人為例，如果年底或年初沒有結(jié)合今年的發(fā)展規(guī)劃確定人員編制，定崗定員定編就是一句空話。每次進(jìn)人的依據(jù)是什么？請(qǐng)神容易送神難，每個(gè)人是不是必須總經(jīng)理把關(guān)？
我們經(jīng)常會(huì)遇到銷售部中途申請(qǐng)招聘，按他們的邏輯，招聘一個(gè)人一月完成十萬的任務(wù)，一年至少100萬，因此銷售人員多多益善。這人改不改進(jìn)？
我們?cè)僬f資金或費(fèi)用。很多中小企業(yè)沒有預(yù)算，因此對(duì)資金或費(fèi)用的管控完全沒有預(yù)算內(nèi)或預(yù)算外一說。有的企業(yè)甚至沒有月度資金計(jì)劃表，各種突發(fā)事件層出不窮，財(cái)務(wù)該怎么應(yīng)對(duì)？這時(shí)候除了總經(jīng)理親自上陣，還有什么解決辦法？
我們經(jīng)常說流程優(yōu)化，到底是系統(tǒng)改造法還是全新設(shè)計(jì)法，卻沒有人結(jié)合組織的具體情況和外部環(huán)境進(jìn)一步探討。
一般企業(yè)更適合短期的系統(tǒng)改造法，而且最好用流程圖的形式展現(xiàn)出來。
人力資源管理流程的優(yōu)化方式有水平工作整合、垂直工作整合和工作次序最佳化三種。
水平工作整合是指將原來分散在不同部門的相關(guān)工作，整合或壓縮成為一個(gè)完整的工作;或?qū)⒎稚⒌馁Y源集中，由一個(gè)人、一個(gè)小組或一個(gè)組織負(fù)責(zé)運(yùn)作，這樣可以減少不必要的溝通協(xié)商，并能為顧客提供單一的接觸點(diǎn)。
垂直工作整合是指適當(dāng)?shù)亟o予員工決策權(quán)及必要的信息，減少不必要的監(jiān)督和控制，使工作現(xiàn)場(chǎng)的事能當(dāng)場(chǎng)解決，提高工作效率，而不必經(jīng)過層層匯報(bào)。
工作次序最佳化是指利用工作步驟的調(diào)整，達(dá)到流程次序最佳化。
想把總經(jīng)理從大量瑣碎的審批工作中解脫出來，我們可采用垂直工作整合法，即適當(dāng)?shù)亟o予員工決策權(quán)以及必要的信息，減少不必要的監(jiān)督和控制。
以福利費(fèi)為例，按以前的流程，大部分企業(yè)都是層層簽批，最終還得總經(jīng)理拍板。一年各種節(jié)算下來，福利費(fèi)的發(fā)放不會(huì)低于五次，都需要走同樣的流程。我們可以在年初的時(shí)候列出全年的福利費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，總經(jīng)理審批后執(zhí)行就可以了。如果有臨時(shí)福利，再單獨(dú)申請(qǐng)就行了。
在福利費(fèi)報(bào)銷環(huán)境，人資可以建立福利費(fèi)臺(tái)賬，只有經(jīng)過人資審核的福利費(fèi)財(cái)務(wù)才會(huì)走福利費(fèi)科目，月底人資臺(tái)賬和財(cái)務(wù)的福利費(fèi)發(fā)生額一致，說明福利費(fèi)正常執(zhí)行，否則就有問題了。
我們自己也說了，現(xiàn)在的這些流程也不是無中生有，是因?yàn)橹安灰?guī)范吃過虧才不斷“完善”的結(jié)果。因此想讓總經(jīng)理放權(quán)，我們就要做好四個(gè)轉(zhuǎn)變，才能解決其后顧之憂，實(shí)現(xiàn)真正的流程優(yōu)化。
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