很多單位都有人才檔案，但是非常簡(jiǎn)單，還停留在基本信息、業(yè)績(jī)、能力等粗線條的記錄，跟員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷沒(méi)什么太大差別，不利于后續(xù)去開(kāi)展一些深度的人才盤點(diǎn)和員工大數(shù)據(jù)分析。今天就來(lái)看一下如何圍繞員工職業(yè)生涯的全生命周期去制定一個(gè)詳盡的人才檔案。
通過(guò)將人才檔案信息化，再通過(guò)人才檔案的定期更新維護(hù)以及數(shù)據(jù)的分析，可以支撐員工大數(shù)據(jù)，比如說(shuō)人才效能儀表盤、人才畫像、員工行為大數(shù)據(jù)等，所以人才檔案做扎實(shí)非常有必要。員工全生命周期的邏輯就是選用育考留退六個(gè)環(huán)節(jié)。人才檔案以及后續(xù)的很多工作分析都可以借用這個(gè)邏輯來(lái)展開(kāi)。
選
不管是外部的人才招募，還是我們內(nèi)部的人才選拔和競(jìng)聘等甄選過(guò)程，能夠?yàn)槿瞬艡n案建立哪些基礎(chǔ)，帶來(lái)哪些工作依據(jù)呢？
首先，在選的過(guò)程中，最直接的一個(gè)依據(jù)就是簡(jiǎn)歷。
簡(jiǎn)歷當(dāng)中最基礎(chǔ)的內(nèi)容就是個(gè)人信息，包括出生日期、性別、戶籍、住址、民族、婚姻、國(guó)籍、政治面貌、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等等。那么要關(guān)注其中哪些點(diǎn)呢？一個(gè)是他的家庭住址，他目前的常住地，這個(gè)直接跟他找工作的時(shí)候?qū)τ谑裁礃拥牡赜虮容^有傾向性是有直接關(guān)系的，大家都喜歡離家近的工作。
另一個(gè)是國(guó)籍，很多工作對(duì)于國(guó)籍是有要求的，尤其是近些年貿(mào)易戰(zhàn)的展開(kāi)，我國(guó)也在開(kāi)展一些核心的卡脖子工程的信息保密工作。那基本信息的來(lái)源都有哪些呢？簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘登記表、背景調(diào)查、政治審查、組織考察等。
其次是教育和培訓(xùn)的背景，包括學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、專業(yè)執(zhí)業(yè)資格、職稱、學(xué)歷進(jìn)修情況等。
此外，我們還要關(guān)注到員工的從業(yè)經(jīng)歷。最常見(jiàn)的從業(yè)經(jīng)歷就是這個(gè)人在什么行業(yè)什么樣企業(yè)做過(guò)什么樣的工作，也就是任職經(jīng)歷、業(yè)務(wù)經(jīng)歷、管理經(jīng)歷、區(qū)域經(jīng)歷和克服困難經(jīng)歷。
此外，我們還應(yīng)關(guān)注其特殊經(jīng)歷。比如，有沒(méi)有去過(guò)邊遠(yuǎn)地區(qū)，有沒(méi)有外派過(guò)海外工作經(jīng)歷，有沒(méi)有虧損的項(xiàng)目，有沒(méi)有做過(guò)管理前中后臺(tái)的經(jīng)理，有沒(méi)有在新市場(chǎng)新團(tuán)隊(duì)里面的經(jīng)驗(yàn)，有沒(méi)有一些特殊的項(xiàng)目經(jīng)歷。特殊經(jīng)歷更能看出一個(gè)人具備什么樣的特點(diǎn)。
比如，一線做久了的人往往執(zhí)行力非常強(qiáng)，動(dòng)手能力非�？�，實(shí)操落地沒(méi)有問(wèn)題，但是如果他沒(méi)有后臺(tái)的管理工作經(jīng)歷，很有可能會(huì)缺乏管理能力。所以關(guān)鍵經(jīng)歷很重要，人的能力很大程度上是環(huán)境所塑造的，是他在環(huán)境當(dāng)中做過(guò)事情所塑造的。因此，他做過(guò)什么事情，能夠把什么樣的事情做好，能夠非常直觀的反映他的能力怎么樣。華為主張干部?jī)?yōu)先從具備一線成功經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中產(chǎn)生，說(shuō)明其非常關(guān)注是否來(lái)源于一線及是否有成功經(jīng)驗(yàn)。
除了簡(jiǎn)歷，我們還可以通過(guò)一些其他方式搜集可納入人才檔案的信息。
第一，入職時(shí)的一系列職業(yè)性或者個(gè)人特征類測(cè)評(píng)。比如，心理風(fēng)險(xiǎn)測(cè)評(píng)；管理風(fēng)格測(cè)評(píng)；智力、潛力、情商測(cè)評(píng)；職業(yè)錨；心理風(fēng)險(xiǎn)；管理風(fēng)格；個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃；馬斯洛需求類型；個(gè)人動(dòng)機(jī)。
第二，身體素質(zhì)，包括精力、體力、身高、視力、聽(tīng)力、動(dòng)手能力等。可以通過(guò)其運(yùn)動(dòng)愛(ài)好以及運(yùn)動(dòng)方面的一些參賽項(xiàng)目去了解這些方面的內(nèi)容。一些特殊職位還需要了解病史。
更詳細(xì)一點(diǎn)可以通過(guò)其他一些方式來(lái)了解。舉個(gè)例子，可以在招聘的過(guò)程中問(wèn)平常幾點(diǎn)睡覺(jué)幾點(diǎn)起，是不是有午休的習(xí)慣，以前在學(xué)校的時(shí)候有沒(méi)有參加一些體育項(xiàng)目，成績(jī)?cè)趺礃�，有沒(méi)有代表學(xué)校參加過(guò)一些大型比賽，有沒(méi)有拿過(guò)名次。在很多工作負(fù)荷比較高的、壓力比較大的、出差比較多的這樣的企業(yè)其實(shí)是應(yīng)該關(guān)注一下身體素質(zhì)的。當(dāng)然入職體檢也是相對(duì)比較簡(jiǎn)單的方式。
第三，甄選評(píng)價(jià)。可以通過(guò)筆試、面試結(jié)果及主觀評(píng)價(jià)、民主測(cè)評(píng)所體現(xiàn)出的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力來(lái)構(gòu)建。
第四，價(jià)值觀評(píng)價(jià)。主要是企業(yè)融合度測(cè)評(píng)。可以通過(guò)面試評(píng)價(jià)表、民主測(cè)評(píng)獲取。
用
在人才任用的過(guò)程中，我們需要關(guān)注哪些信息并將其納入人才檔案呢？
第一，企業(yè)內(nèi)的工作履歷。工作履歷可以幫助尋找內(nèi)部的優(yōu)秀或標(biāo)桿員工，用于任職資格標(biāo)準(zhǔn)制定的訪談對(duì)象。往往快速晉升的一般是骨干標(biāo)桿員工。
人才培養(yǎng)的時(shí)候分成常規(guī)培養(yǎng)和加速培養(yǎng)。加速培養(yǎng)，就是找到內(nèi)部晉升比較快的員工，詳細(xì)分析其工作過(guò)程、工作路徑和路線，總結(jié)提煉其在什么時(shí)間段，做了哪些事情，得到了哪些培養(yǎng)，以至于他能快速進(jìn)入到下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，他各個(gè)節(jié)點(diǎn)之間的路線圖是什么樣的，這個(gè)其實(shí)就是人才發(fā)展路徑圖，也叫人才發(fā)展全景圖。根據(jù)其規(guī)律設(shè)計(jì)集訓(xùn)營(yíng)，把一個(gè)人身上的成功經(jīng)驗(yàn)批量化復(fù)制到更多人身上。
第二，員工對(duì)企業(yè)的態(tài)度及離職風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)滿意度調(diào)查、敬業(yè)度調(diào)查等了解員工的滿意度、敬業(yè)度情況，了解其離職傾向、離職風(fēng)險(xiǎn)等等。舉個(gè)例子，前幾年騰訊很多比較優(yōu)秀的正值壯年的員工離職，HR想知道背后到底是什么原因，就通過(guò)離職面談以及離職后的一些跟進(jìn)，其實(shí)就相當(dāng)于一個(gè)手動(dòng)的大數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)原來(lái)這些員工紛紛都去了什么武漢、成都、杭州等。
為什么呢？主要是他們面臨著成家立業(yè)的壓力，在騰訊工作一些年，也攢了一些錢了，但深圳的房子買不起，就去這些準(zhǔn)一線或者二三線的城市。基于這樣一個(gè)問(wèn)題，騰訊就推出了一個(gè)叫類似于低息貸款的政策，就直接能夠留下這些人了。
第三，任期制情況。如果是管理者或特殊崗位員工，還需關(guān)注其職位調(diào)整的情況。可以把任期或者聘期的一些內(nèi)容加入到人才檔案中。比如說(shuō)，他是在第幾個(gè)任期的第幾年，還剩下幾年。其任前談話、任中監(jiān)督情況，比如說(shuō)紀(jì)律作風(fēng)、任后審計(jì)情況，以及每年度進(jìn)行的述職述廉述能。
此外，人才使用的過(guò)程中需要定期復(fù)盤。比如，華為的叫批判與自我批判，自我批判為主；有些單位叫個(gè)人反思；黨內(nèi)叫民主生活會(huì)。其實(shí)都是通過(guò)民主集中制的方式征求群眾的意見(jiàn)反饋，使得干部更好地成長(zhǎng)和做事。
育
人才培養(yǎng)體系可以總結(jié)為三橫三縱。
三縱就是面向全員，包括新員工、專業(yè)系列員工、管理系列員工三類人；三橫就是職業(yè)生涯發(fā)展的不同階段，包括基層、中層、高層。不同縱橫要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。
從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)培訓(xùn)可以分為兩大維度：基于目前所做的工作的培訓(xùn)，即在崗培訓(xùn)；基于未來(lái)的事業(yè)的培訓(xùn)。可以去把現(xiàn)在的培訓(xùn)情況，比如培訓(xùn)了哪些課程、哪些技能、哪些能力、哪些形式，記錄下來(lái)。
當(dāng)前所任崗的培訓(xùn)包括了知識(shí)類培訓(xùn)、技能類培訓(xùn)、情境類培訓(xùn)、輪崗、導(dǎo)師制培養(yǎng)等等。現(xiàn)崗知識(shí)類和技能類培訓(xùn)可以通過(guò)培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)積分、考試情況來(lái)了解培訓(xùn)效果。現(xiàn)崗情境類培訓(xùn)的形式主要有游學(xué)、案例學(xué)習(xí)、行動(dòng)學(xué)習(xí)、共創(chuàng)會(huì)比賽等。
基于未來(lái)的培養(yǎng)情況的儲(chǔ)備類培養(yǎng)計(jì)劃主要包括進(jìn)入后備計(jì)劃、儲(chǔ)備池情況及在池評(píng)價(jià)。
此外，人才盤點(diǎn)結(jié)果，即員工在九宮格所處位置和下一步發(fā)展建議，以及年度IDP及實(shí)施情況，即個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃，也可以納入人才檔案。
考
從類型上來(lái)說(shuō)，考核可以分為個(gè)人考核和組織考核的；從指標(biāo)類型上來(lái)講，可以分為業(yè)績(jī)考核、價(jià)值觀考核和一些專項(xiàng)考核。無(wú)論是哪種，我們都應(yīng)該納入到人才檔案中。
業(yè)績(jī)考核包括個(gè)人的季度年度任期的考核結(jié)果以及所在組織的考核結(jié)果。如果是員工的話，其所在部門的考核放不放無(wú)所謂，但是如果是管理者的話，是一定要放的。
價(jià)值觀考核也一樣。專項(xiàng)考核，國(guó)有企業(yè)做的比較多，包括黨建、黨風(fēng)廉政、安全生產(chǎn)等專項(xiàng)考核。此外，績(jī)效面談的情況和記錄以及重大獎(jiǎng)懲和突出貢獻(xiàn)等也應(yīng)納入人才檔案。
留
在留人環(huán)節(jié)也有許多值得記入人才檔案的部分。
第一，薪酬。包括起薪、調(diào)薪過(guò)程、獎(jiǎng)金發(fā)放、中長(zhǎng)期激勵(lì)。可以從工資表、調(diào)薪計(jì)劃、年終獎(jiǎng)發(fā)放計(jì)劃、中長(zhǎng)期激勵(lì)計(jì)劃中獲得。
第二，福利。包括普遍性福利和特殊福利項(xiàng)目。可以從福利記錄中獲得。
第三，榮譽(yù)情況。包括企業(yè)內(nèi)外部獲獎(jiǎng)情況、表彰情況。可以從榮譽(yù)評(píng)價(jià)結(jié)果中獲得。
第四，權(quán)力待遇。主要指工作職權(quán)，尤其是專業(yè)工作者的隊(duì)伍管理、費(fèi)用審批、設(shè)施設(shè)備權(quán)限等。尤其是一些高端專業(yè)人才，他們會(huì)非�？粗卦O(shè)施設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室條件以及有沒(méi)有配置相應(yīng)的人才和對(duì)其的管理權(quán)限。
退
企業(yè)招什么樣的人不一定能代表企業(yè)的態(tài)度，也不一定能代表工作氛圍，但是留住什么樣的人，辭退什么樣的人是非常能夠顯示出我們的工作態(tài)度的。
比如說(shuō)，我們自己做咨詢的會(huì)辭退哪些人，不辭哪些人呢？會(huì)辭退嚴(yán)重和這個(gè)職業(yè)不匹配的一些人。人只有放到合適的地方才叫人才。如果放不到合適的地方的時(shí)候，其實(shí)雙方都很痛苦，他自己沒(méi)有成就感，我們又覺(jué)得花費(fèi)了這么大的人員成本，卻得不到相應(yīng)的產(chǎn)出。
這種時(shí)候，必須是要辭掉的，那他身上的一些特質(zhì)直接就能夠傳遞給所有在任的人說(shuō)，這個(gè)團(tuán)隊(duì)里面可能辭退誰(shuí)了，那種類型就是絕對(duì)的紅線，是不能去觸犯的。
退是全生命周期當(dāng)中最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，那這里面包含哪些內(nèi)容呢？從退的嚴(yán)重程度上來(lái)講，一般不太嚴(yán)重的是退出崗位，即調(diào)崗。
其次比較嚴(yán)的是降級(jí)。接下來(lái)比較嚴(yán)重的是退出管理序列，比如，有一些管理者位高權(quán)重，占著位子不作為，但人家又有相應(yīng)的資源、人脈、人情關(guān)系，以及做出過(guò)歷史貢獻(xiàn)，他們?cè)趺赐四兀?/span>一般來(lái)就是轉(zhuǎn)成顧問(wèn)或者是退居二線。再就是待崗，重回培訓(xùn)，回爐再造。
跟待崗齊平的還有去內(nèi)部人才市場(chǎng)，就是你現(xiàn)在處于一個(gè)找工作的狀態(tài)，集團(tuán)下面有很多單位、業(yè)務(wù)板塊，其他的板塊說(shuō)不定需要你。這個(gè)在騰訊叫活水計(jì)劃。再嚴(yán)重的是免職，比如說(shuō)不當(dāng)干部了當(dāng)員工。最嚴(yán)重的是直接辭退。這些內(nèi)容應(yīng)該納入到人才檔案的。如果是辭退掉的話，人才檔案可能就到此為止了，但可以納入到廣義的人才庫(kù)中。
除了選用育考留退以外，企業(yè)外部的一些情況也是企業(yè)需要關(guān)注的，比如說(shuō)，各類政府人才計(jì)劃的入選情況，如專家人才庫(kù)等。還有員工的行業(yè)協(xié)會(huì)任職情況、媒體表彰情況、個(gè)人兼職或者副業(yè)的情況以及個(gè)人自媒體情況也可以通過(guò)企業(yè)跟蹤、背調(diào)、個(gè)人申報(bào)等方式獲取納入人才檔案。
人才檔案是做好各項(xiàng)人力資源工作的基礎(chǔ)，人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型首先就要夯實(shí)這些基礎(chǔ)工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“一切業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化、一切數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化”的目標(biāo)。
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